Ja fa uns dies que parlem de com organitzar-nos millor, sobretot en temes de feina.
I una cosa que sempre us recomano i que funciona a la perfecció són les llistes.
Jo em faig llistes per tot: llista de la compra, llista de regals a fer per Nadal, llista de coses per emportar-me de vacances,... I la llista de la que us vull parlar avui: llista de coses a fer.
Cada matí quan comencem a treballar és important saber què hem de fer per evitar perdre el temps anant d’un costat a un altre o d’una feina a una altra, sense tenir clar l’objectiu.
Seu a la taula amb un paper i un bolígraf i escriu tot el que hagis de fer. De moment en qualsevol ordre però assegura’t de que hi és tot. Un cop feta la llista, revisa-la i, ara sí, ordena les feines en funció de la urgència i la importància de cada una.
Ah, que no saps quina és la diferència entre urgent i important? Ara t’ho explico.
Els temes urgents són els que tenen una data límit d’entrega. És a dir: el que hagis d’acabar per demà és més urgent que el que hagis de tenir fet per demà passat. A més, també s’haurà de tenir en compte la dificultat a l’hora de realitzar-lo, passant a ser més urgent la feina que necessiti més temps de dedicació per acabar-la.
Per tant, les feines urgents les hauràs d’ordenar en funció de la proximitat a la data límit d’entrega/realització.
Necessites una mica més d’ajuda per diferenciar entre vàries feines urgents? Aquí tens uns exemples:
- Si dues feines tenen el mateix grau de dificultat, la que tingui una data límit més propera serà la més urgent. Si les dues tenen la mateixa data límit, la més llarga de fer serà la més urgent.
- Quan es posposa la data límit d’una feina, aquesta deixarà de ser tant urgent.
Evidentment, una feina sense data d’entrega/finalització, mai serà urgent. Per això és important fixar dates de finalització de totes les feines, per simples que siguin, perquè és la manera de prioritzar-les i acabar-les.
Els temes importants no es determinen tant en funció de la data d’entrega sinó per les conseqüències que se’n derivin de no fer-los. És a dir: un tema serà important si no fer-lo suposa unes conseqüències greus.
Uns altres exemples per clarificar-ho:
- Si dues feines tenen conseqüències similars, tindran igual importància, encara que el volum de treball o la dificultat en fer-les siguin diferents.
- Si dues feines tenen conseqüències diferents, sempre serà més urgent la que ens hagi de donar més problemes si no la fem.
- La importància d’una tasca variarà si també varien les conseqüències de fer-la o no.
Per tant, podem arribar a la conclusió de que una feina tant pot ser urgent com important, urgent però no important, important però no urgent i ni urgent ni important.
La gràfica que us adjunto a continuació us pot ajudar a l’hora d’ordenar la vostra llista de feines.
Apliqueu-la i mai més us quedaran temes importants o urgents pendents de fer perquè hauràs ordenat correctament la teva llista i hauràs començat a treballar en ordre!
