La setmana passada ja us vaig dir que volia dedicar uns quants post a temes completament diferents als tractats fins ara i avui voldria parlar d’un despropòsit que he “patit” moltes vegades i que té molt fàcil solució.
Qui no ha tingut un company de feina que guarda tota (però tota) la seva documentació digital a l’escriptori de l’ordinador? Qui no ha suat buscant un arxiu a l’ordinador que no hi ha hagut manera de trobar?
Normalment quan ens demanen un arxiu concret és sempre per aquell mateix moment, per una reunió que comença ja, per enviar un mail que ens han reclamat urgentment,... I quan passa això, notes que els teus nivells d’estrès comencen a pujar fins a punts de perill cardíac!! Per sort, i com he dit, té fàcil solució: organitzant els nostres arxius en carpetes i etiquetar-les per temes.
Quan no assignem un lloc per cada cosa aquella cosa queda desordenada en qualsevol espai de casa. Doncs el mateix passa amb els arxius dels ordinadors: quan no sabem on posar-los els guardem a l’escriptori, generant un caos important a l’hora de trobar-los.
Aquí venen 5 senzilles recomanacions que et facilitaran la feina:
- Assigna a cada arxiu un lloc concret per saber en tot moment on posar-lo evitant així guardar-lo a l’escriptori de l’ordinador. Comença creant carpetes de les temàtiques principals dels teus arxius: facturació, albarans, cartes, informes, fotos, vídeos, incidències,...els que sigui que habitualment generis o t’enviïn.
Posteriorment, dins de cada carpeta fes subcarpetes amb els anys (2018, 2017, 2016,....) i tira tants anys enrere com documentació hagis de guardar. Si la documentació que vas generant és molt repetitiva, fins i tot et recomano que dins la carpeta d’anys, creïs una nova subcarpeta per mesos.
- Quan creïs o guardis un arxiu, posa-li sempre un nom que et faciliti identificar què conté l’arxiu i intenta seguir sempre un mateix criteri amb la nomenclatura. Evitaràs haver d’obrir molt arxius per trobar el que estiguis buscant. És molt útil afegir la data de creació ja que et pot orientar en la recerca.
- Aplica aquesta mateixa estructura i nomenclatura a tots els teus dispositius on emmagatzemis arxius.
- Crea accessos directes a l’escriptori de les carpetes que utilitzis més sovint. Si a l’escriptori només hi tens el més imprescindible, clicant molt poques vegades tindràs l’arxiu que busques.
- En arxius digitals no et puc dir “Llença” però sí que puc dir “Esborra”!! Tot allò que no hagis d’utilitzar, que ja no serveixi, esborranys d’informes, fotos dolentes o duplicades,....es pot esborrar. Tot i que avui en dia hi ha dispositius amb gran capacitat d’emmagatzematge, quantes més coses tinguis més difícil et serà trobar el que busques. Per tant, esborra tot el que ja no necessitis.
No cal dir que totes aquestes recomanacions també són aplicables als telèfons mòbils i a les bústies de correu electrònic, les dues altres grans fonts de generació d’arxius.
En el primer cas, evita tenir les aplicacions a l’escriptori del mòbil i crea carpetes segons les temàtiques d’aquestes (xarxes socials, imatge, esport, notícies,...).
Pel que fa a les bústies de correu, fes carpetes en funció dels remitents dels mails o de les temàtiques que es toquin i escriu sempre un “assumpte” del mail que posteriorment et sigui fàcil d’identificar per si el necessites.
I en tots dos casos, i com sempre, no acumulis i intenta esborrar tot allò que t’arribi que no hagis d’utilitzar o que ja no necessitis.
Si t’ho pares a pensar, organitzar-se, ja sigui un armari o un ordinador, sempre segueix els mateixos passos: mira què tens, decideix amb què et quedes i guarda de manera organitzada!
